Aprender o passo a passo de como automatizar o envio de e-mails é uma maneira de economizar tempo da equipe de marketing e melhorar os resultados de venda, relacionamento e conversão. E esses são apenas alguns dos benefícios da ferramenta de automação de email.
Cada vez mais empresas investem na automação com o uso de softwares de automação de marketing que também executam várias outras tarefas.
Uma pesquisa do site VentureBeat mostrou que empresas que optam por automatizar o envio de e-mails conseguem aumentar em 80% os leads e em 77% as conversões.
Com o tempo útil liberado pela automação de e-mail marketing, a equipe pode trabalhar em novas estratégias para melhorar as etapas do funil de vendas.
Para te ensinar como automatizar o envio de emails, montamos este guia com os sete passos essenciais desse processo e ainda temos as dicas de um expert em inbound marketing para te ajudar. Continue lendo!
Como automatizar o envio de e-mails em empresas
A seguir, listamos as etapas de como automatizar o envio de e-mail para as empresas, confira o passo a passo:
- Organização dos contatos de e-mail
- Análise das características dos visitantes do seu site
- Estruturação dos formulários de captura de leads
- Planejamento dos tipos de e-mail para envio
- Planejamento e criação de conteúdos relevantes
- Estruturação do caminho para conversão
- Análise de desempenho das campanhas
Entenda mais sobre cada etapa, a seguir.
1. Organização dos contatos de e-mail
A primeira etapa para automatizar o envio de e-mails é organizar todos os contatos de e-mails que você tem no seu banco de dados atual.
Essa fase de seleção é mais trabalhosa, mas fundamental para ter uma lista qualificada e sem e-mails com erros.
Passe um pente fino nas listas, reúna em um arquivo único e depois importe para o software de automação de marketing para fazer a segmentação, seguindo os critérios de negócio.
2. Análise das características dos visitantes do seu site
Uma vez organizado os contatos de leads existentes, você também deve entender melhor o perfil do público que tem chegado ao seu site para então começar a fazer o disparo de email marketing de forma automática e segmentada.
Para fazer isso, use ferramentas como o Quantcast e o Google Analytics que fornecem métricas importantes sobre o desempenho e os acessos de um site.
Não tem o Analytics instalado ainda? Aprenda como colocar o Google Analytics em seu site com as dicas deste post.
Com esses programas instalados no site da sua empresa, você pode obter informações sobre:
- características demográficas como idade e gênero dos visitantes;
- de quais cidades, estados e países vem a maioria dos acessos;
- através de quais dispositivos os usuários acessam seu site: desktop, celular ou tablet;
- quais são as páginas mais acessadas;
- por quais páginas acontecem o primeiro acesso, etc.
Essas informações vão orientar:
- o tom da comunicação da empresa,
- a linguagem,
- os tipos de imagens usadas,
- atualizações para responsividade do site/landing pages, entre outros pontos.
3. Estruturação dos formulários de captura de leads
Nessa etapa de como automatizar o envio de e-mails, você vai organizar a estrutura dos formulários que serão usados em landing pages, nas páginas do blog da empresa e nos e-mails marketing.
As ferramentas de automação de email, como a Ramper, oferecem o recurso de criar landing pages , por exemplo, e salvam os novos leads direto no banco de dados do sistema.
Analise quais campos de informação são mais relevantes e que seu público-alvo ficaria confortável em responder.
Evite pedir dados pessoais e priorize nome e e-mail, por exemplo, para os primeiros contatos.
4. Planejamento dos tipos de e-mail para envio
Para suas campanhas terem resultados, é preciso automatizar o envio de e-mails de maneira que faça sentido.
Por exemplo: um usuário acabou de se inscrever para receber suas newsletters semanais, então pode receber automaticamente um e-mail de boas vindas.
Cada e-mail enviado precisa ter um conteúdo bem planejado e um design atraente para que a taxa de abertura de e-mail marketing seja positiva.
Para isso, planeje com a equipe quais serão os e-mails padrão e para cada campanha e pense se há necessidade de criar envios extras.
No momento do envio não se esqueça de criar uma linha de assunto de e-mail impactante.
5. Planejamento e criação de conteúdos relevantes
Até agora falamos da parte analítica e técnica do processo de como automatizar o envio de e-mails, mas os conteúdos enviados neles merecem igual atenção.
Na verdade, é o conteúdo relevante, exclusivo e atrativo que vai fazer essa “máquina” funcionar ao longo das etapas do funil de vendas.
Ofereça e-books, videoaulas, webinars, infográficos com conteúdos que seu público tem interesse em aprender e pelos quais ele não se importará em dar seu e-mail.
6. Estruturação do caminho para conversão
Do início, quando o cliente troca o contato dele por algum material rico, até o momento em que ele toma a decisão de compra, ele passa por um caminho onde ele é nutrido com informações.
Sendo assim, para aprender como automatizar o envio de e-mails com sucesso, é importante entender esse caminho para a conversão.
Por exemplo, sua empresa tem um produto SaaS e o ponto alto da jornada de conversão é quando o usuário se inscreve para o teste grátis de 15 dias. O que o levou até essa decisão? O fluxo de e-mails precisa ser constantemente aprimorado para resultar nesta ação.
7. Análise de desempenho das campanhas
Todo o trabalho anterior para aprender como automatizar o envio de e-mail não será eficaz se a equipe não analisar os resultados.
As métricas vão orientar novas ações e gerar insights valiosos para o trabalho. Não pule essa etapa!
Algumas informações básicas para monitorar dentro de uma ferramenta de automação de email são:
- Crescimento do banco de contatos: a empresa pode ter metas de captura de leads para cada período do ano ou por ação;
- Taxa de abertura de e-mail: analise os tipos de e-mail que favorecem mais a interação e as mensagem que impactam e geram mais cliques;
- Taxa de cancelamento de inscrição: é importante acompanhar essa métrica e criar opções para que o usuário aponte o motivo;
- Taxa de conversão: analisa a eficiência das campanhas de nutrição e se elas estão levando aos objetivos pretendidos.
Você tem um passo a passo nas mãos, mas que tal aprender um pouco mais sobre como automatizar o envio de e-mails com quem é expert no assunto?
Como automatizar o envio de e-mail: dicas de um expert
Abaixo, você confere um depoimento exclusivo de Bruno de Oliveira, CEO da Servmarket, uma agência especializada em processos de marketing e vendas.
“Antes de pensar em fluxos de automação que gerem ótimas receitas para a empresa, que tenham taxas de abertura e cliques extraordinários, o primeiro passo é mapear a jornada de compra do seu lead e o seu processo de venda. Toda empresa tem suas particularidades na hora de fazer uma venda. Por exemplo, uma indústria geralmente necessita financiar o equipamento que deseja vender e isso também prolonga o ciclo de vendas.
Pensando nisso, observamos que existem margens para um declínio na venda, pois a aprovação do financiamento pode sair e o cliente desistir por algum motivo em particular.
Pode até mesmo desistir por causa da insistência do vendedor que não soube fazer uma boa abordagem.
Sendo assim, o primeiro passo é pensar na estrutura da automação do disparo de email marketing, criando um fluxo de entrada de aprendizado e descoberta para entreter o prospect, sempre com gatilhos que o direcionam para os próximos fluxos como:
- Indo para reconhecimento do problema que fará com que o lead identifique os possíveis problemas que possa ter;
- Consideração da solução onde procura descobrir as possíveis soluções para resolver aquele problema que tenha;
- Decisão de compra que é quando está interessado no seu produto e passa a ser atendido pelo vendedor.
Como nem sempre se resulta em venda, precisamos pensar no fluxo de objeções que tem como objetivo identificar a razão pelo qual o lead foi marcado como perdido pelo vendedor. E seguir um caminho focado naquele problema até estar pronto para a compra.
Caso ainda assim não tenha resultado em uma nova tentativa, pensar em um fluxo de descarte para manter a base higienizada.
E quando o lead decide pela compra, nada melhor do que colocá-lo em um fluxo de retenção e crosseling.
E depois de ter a estrutura pronta, aí sim analisamos métricas de disparo de email marketing como:
- taxas de abertura,
- experiência do lead no fluxo,
- o quanto cada passo teve de retorno,
- a quantidade de leads que percorreram a automação e resultaram em vendas, para realizar as possíveis otimizações.”
Mas, onde encontrar a ferramenta de automação de email ideal?
Em 2019 o Ramper Marketing foi eleito a melhor ferramenta de marketing digital pela ABComm – Associação Brasileira de Comércio Eletrônico, contou com mais de 70 mil votos populares, no geral.
O Ramper Marketing oferece soluções completas de inbound marketing para você gerar leads e convertê-los em clientes. Você encontra tudo o que precisa para sua estratégia de marketing digital em uma única ferramenta. Mídias sociais, landing pages, automação de marketing e muito mais.
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Requisição LGPD Ramper