Como melhorar sua gestão de tarefas: 4 dicas

Quase todo mundo começa seu dia de trabalho apertando um botão. Aquele botãozinho que liga seu computador.

E, instintivamente, começa a verificar sua caixa de entrada de e-mails e acaba se envolvendo em responder a algumas pessoas que parecem ser importantes ou estar desesperadas por sua ajuda e, quando se dá conta, já está iniciando tarefas que parecem que precisam de providências urgentes.

Resultado: você inicia sua rotina de trabalho sem qualquer planejamento, nem define prioridades.

Mas será que essa é a melhor maneira de iniciar seu dia?

A gestão de tarefas é uma atividade que pode ser bem mais simples do que parece. Dedique a ela alguns minutos do seu dia e você verá que tudo vai fluir e forma mais ágil e intuitiva, e seu tempo vai parecer que dura mais.

4 maneiras de fazer a gestão de tarefa dedicando alguns minutos por dia minuto

1- Listas de tarefas

Pode parecer algo trivial e que todo mundo faz, mas existe uma “ciência” por trás das listas de tarefas diárias e seus benefícios.

O primeiro deles é aquele prazer indescritível de simplesmente passar um traço sobre uma tarefa concluída – riscá-la do mapa – e sentir a endorfina fluindo em seu cérebro, gerando um sentimento de recompensa que o leva mais motivado para a próxima tarefa da lista.

Acrescentar uma pequena recompensa extra a isso, como tomar um café ou dar uma volta no quarteirão (ou no Facebook) pode potencializar ainda mais esse efeito.

Mas a verdade é que a maioria das pessoas não sabe como fazer uma boa lista de tarefas. E aqui vão duas dicas:

Faça sua lista de tarefas no final do dia

Não é uma regra imutável, há quem prefira fazer logo pela manhã, mas ao fazer isso no final do dia você cria um ritual de passagem entre sua jornada de tarefas e o início do período de descanso ou lazer que desliga alguns alertas mentais, te deixando mais relaxado.

E para não ficar ansioso com tudo que precisa ser feito no dia seguinte, criar sua lista vai deixar seu cérebro tranquilo, sabendo que está tudo anotado e nada vai ser esquecido.

Comece sua lista pelas tarefas mais chatas

Se você começa seu dia com um bom café da manhã (isso é importante!) vai chegar para trabalhar com mais energia, renovado depois de uma boa noite de sono e com pique para resolver as tarefas mais complicadas.

Conforme sua energia e motivação vão declinado ao longo do dia, você vai notando que reservou as tarefas mais simples e até aquelas que prefere fazer para o final do período, o que ajuda a manter o pique e o ritmo de trabalho por mais tempo.

2- Defina fluxos de trabalho para sua equipe ou para você mesmo

Fluxos de trabalho ou workflows são sequências de tarefas que precisam ser desempenhadas.

Se você tem um trabalho em que muito do que faz segue etapas lógicas, por exemplo, se você escreve artigos para blogs, esse tipo de organização é perfeito.

Possivelmente, as tarefas de um redator são: estudar o briefing, fazer uma pesquisa sobre o assunto, fazer um esquema do texto, iniciar a produção do texto, fazer a revisão final e enviar para aprovação.

Independentemente de você fazer isso sozinho ou gerenciar uma equipe de redatores, você pode usar o método kanban para fazer a gestão dessas tarefas, dividindo-as listas em um painel físico ou virtual, em um aplicativo.

Você anota cada tarefa que precisa ser feita em um cartão ou post-it e cola na lista de “briefings”, por exemplo. Depois de ler o briefing e entender o que precisa fazer, passa o cartão para a lista seguinte “pesquisas” e só o move para a próxima, “esquema do texto”, quando terminar a pesquisa, e assim por diante, até que tarefa chega à lista “em aprovação”.

Se você trabalha sozinho e tem muitos textos para fazer, sempre saberá em que ponto está cada um deles e quais estão “empacados” em alguma fase. Se faz a gestão de tarefas de uma equipe, saberá o andamento de tudo, de cada trabalho ou colaborador, só de olhar o quadro rapidamente.

Isso serve para diversas outras atividades que usam fluxos de tarefas, como pipelines de vendas, gestão de contatos, delivery e muitas outras.

3- Cronograma de Gantt

Quer realmente se aprofundar na gestão de tarefas de sua equipe? Bom, você pode usar um quadro semelhante ao anterior, só que marcando muito mais detalhes, como objetivos, datas, marcos e dependências entre tarefas.

O cronograma de Gantt mostra tudo isso em um gráfico como este: 

E se você tiver usado o Trello para produzir seu fluxo de tarefas, ele pode transformá-lo rapidamente em um cronograma de Gantt, o que vai facilitar muito o seu trabalho.

4- Gerenciando reuniões

Se tem uma coisa que pode atrapalhar a gestão de tarefas são reuniões pouco eficazes, mais demoradas do que você imaginava, ou mesmo inesperadas, que se metem no meio de sua lista de tarefas.

O segredo está em descobrir como fazer reuniões produtivas, perder menos tempo com elas e seguir em frente rapidamente.

Veja algumas dicas práticas:

• Combine com sua equipe uma data semanal fixa para uma reunião geral. Assim, além de saber exatamente quando ela vai acontecer, isso pode evitar que surjam um monte de “reuniõezinhas” toda hora.
• Defina antecipadamente a pauta da reunião. Isso pode ser feito até com sugestões de vários colaboradores.
• Determine uma pessoa que será a responsável pela reunião (não precisa ser a mesma toda semana, faça um rodízio). Ela coletará as pautas sugeridas, fará um resumo e informará previamente os demais participantes, que devem estudar o resumo antes de ir para a reunião.
• Ao final da reunião, tudo deve ser documentado numa ata e arquivado, preferencialmente, de forma digital, para futuras consultas.

Com essas dicas, a gestão de tarefas pode ser bem mais ágil para você e, como você viu, basta dedicar alguns minutos ao final dia de trabalho para que suas tarefas fluam com muita mais rapidez e tranquilidade.

Este post foi escrito pela equipe do Trello, uma ferramenta que tem tudo o que você precisa para organizar projetos e equipes de qualquer tamanho.