Como fazer um briefing para agência: modelo com 9 perguntas

Se você pretende trabalhar em uma agência de publicidade ou ser um bom profissional de marketing, aprender como fazer um briefing é uma etapa primordial da sua capacitação.

O briefing é um documento que fornece informações sobre os clientes e sobre a campanha que deverá ser criada. Entre os dados que aparecem em um briefing estão:

• nome da empresa do cliente para a qual a campanha deve ser criada,
• público-alvo,
• produto ou serviço a ser divulgado,
• personalidade da marca,
• objetivo da ação,
• período da campanha, 
• orçamento disponível para o projeto e mais.

Aprender como fazer um briefing vai garantir que a equipe da agência entenda o que precisa ser realizado e quais os objetivos devem ser atendidos, alinhando a expectativa do cliente ao trabalho que será executado.

A seguir, separamos um guia de como fazer um briefing. As seguintes perguntas orientarão você:

• a coletar as informações relevantes junto aos clientes;
• repassar as informações do projeto para a equipe da agência;
• acompanhar se as ações estão sendo realizadas conforme foram planejadas;
• medir os resultados de acordo com o esperado.

Então vamos lá! Como montar um briefing de um projeto?

Como fazer um briefing de atendimento: 9 perguntas que não podem faltar

A seguir, você poderá acompanhar um modelo com as principais perguntas para briefing de um projeto: 

1. Quem é a empresa?
2. Qual é o propósito do cliente?
3. Quais os objetivos do projeto?
4. Qual é o público-alvo?
5. Quais empresas são concorrentes?
6. Quais serão as ações de marketing executadas?
7. Como medir se o objetivo foi alcançado?
8. Qual é a capacidade de investimento? O budget da campanha?
9. Qual é o prazo da campanha? 

Entenda o que cada uma busca compreender e qual a sua importância, a seguir.

1. Quem é a empresa?

A primeira etapa de como construir um briefing começa com a listagem de informações relacionadas à empresa contratante, para a qual o projeto será realizado.

Entenda o tempo de funcionamento, produtos e serviços prestados, onde está localizada e tipo de venda que executa.

2. Qual é o propósito do cliente?

Entender qual é o propósito do seu cliente vai influenciar o discurso da marca, o tipo de material que será desenvolvido e as mensagens que serão compartilhadas.

Cada empresa possuiu um propósito que, de certa forma, também pode ser entendido como missão.

A Red Bull, por exemplo, tem como mensagem de marca “Red Bull te dá asas”. Essa mensagem reflete em todas as ações da marca, desde o anúncio de TV, até a criação de uma equipe de Fórmula 1 ou em ações de aviões de papel.

Caso o cliente não tenha um propósito claro, inclua entre as ações a serem criadas a necessidade de desenvolver um propósito.

3. Quais os objetivos do projeto?

Os objetivos do negócio devem guiar as ações da marca e direcionar as campanhas e projetos que serão criados.

Se é objetivo da empresa conseguir mais leads é preciso criar ações voltadas para isso.

Caso tenha a intenção de ganhar inscritos para um evento, as ações desenvolvidas também devem ser pensadas com esse objetivo.

Caso o cliente tenha trazido um problema específico para ser solucionado pela agência é preciso se concentrar em sua solução.

Esses objetivos devem ser coletados junto ao próprio cliente. Para isso, faça perguntas diretas sobre:

• a expectativa dele com o trabalho da agência;
• os objetivos do negócio;
• o que ele pretende alcançar com a campanha;
• porque ele deseja realizar tal projeto;
• quais indicadores vão mostrar que o objetivo foi realmente atingido;
• as metas para curto, médio e longo prazo.

Saber os objetivos ajuda toda equipe a se concentrar em encontrar uma solução.

A melhor estratégia para alcançar os objetivos de marketing é criar um planejamento estratégico de marketing que irá guiar as campanhas que serão desenvolvidas ao longo do tempo. 

Entretanto, quando você estiver montando um briefing de um projeto, lembre-se de se concentrar em identificar os objetivos da campanha em questão e definir o que vai indicar que esses objetivos foram alcançados. 

Isso contribui para que você tenha uma visão mais estratégica sobre cada ação e consiga ter mais certeza sobre os resultados dela.

4. Qual é o público-alvo?

Descreva detalhadamente o grupo de consumidores que seu cliente deseja atingir.

Solicite que o cliente segmente o mercado e tente descrever minuciosamente quais são as pessoas que poderiam comprar seus serviços e produtos.

Para isso vá além dos dados geográficos como idade e gênero e busque informações como:

• comportamento,
• interesses, 
• preocupações,
• problemas.

Neste ponto é interessante que você leia o artigo; “O que são buyers personas e quais os motivos para adotá-las em sua estratégia”.

Assista também ao vídeo abaixo e anote algumas dicas sobre como criar suas personas.

5. Quais empresas são concorrentes?

Uma análise de mercado com avaliação de concorrência é fundamental para planejamentos de comunicação e marketing. 

A agência deve incluir no modelo de briefing uma pergunta relacionada a esse tópico.

Crie uma lista com os principais concorrentes diretos e indiretos.

Com essas informações em mãos sua equipe deve fazer uma análise das campanhas criadas, as forças e fraquezas dos concorrentes e quais são os seus diferenciais.

6. Quais serão as ações de marketing executadas?

É comum que a agência defina quais serão os canais de marketing usados para fazer o cliente se comunicar com seu público alvo.

Entretanto, ao fazer um briefing é importante considerar as ideias que o cliente tem em mente. Entre as plataformas mais comuns estão:

• mídia social;
• SEO;
• anúncios pagos e mais.

Leia também: Como montar uma estratégia multicanal de marketing e vendas

7. Como medir se o objetivo foi alcançado?

Mais uma vez, no processo de como fazer um briefing, é importante alinhar expectativas.

Converse com seu cliente sobre as métricas de marketing e quais indicadores serão usados para analisar o resultado da campanha.

Entre os KPIs mais usados estão:

• vendas;
• receita;
• valor do cliente;
• custo por lead;
• relação tráfego-lead, etc.

Para saber mais sobre como medir resultados em marketing confira o artigo; “6 exemplos de indicadores de marketing: avalie resultados e melhore suas vendas”. 

Vale destacar que um dos grandes benefícios do marketing digital para as empresas e do avanço tecnológico em áreas como vendas e atendimento, é a possibilidade de acompanhar dados sobre cada ação ou campanha. 

Ao observar esses dados é possível tomar decisões mais estratégicas e assertivas, evitando que a sua empresa perca dinheiro em ações que não estão trazendo resultado e possam direcioná-lo para táticas com bons indicadores.

O big data é uma fonte importante de informação  e as agências de marketing não podem deixar de usá-lo para otimizar as campanhas criadas para os clientes e para comprovar os resultados alcançados. 

8. Qual é a capacidade de investimento? O budget da campanha?

Antes de montar um briefing de um projeto  é importante ter acesso a capacidade de investimento do cliente.

Ao conhecer o budget da campanha (orçamento), a agência pode direcionar melhor seus esforços dentro da realidade do cliente. Isso reduz a perda de tempo na criação de campanhas que não poderão ser executadas por falta de capital. 

Sem contar que conhecer o valor direcionado para a ação é fundamental para que você possa otimizar os resultados dentro do capital que estará disponível.

Também é preciso alinhar investimento e objetivos. É muito comum que o cliente tenha objetivos que não serão alcançados com o capital disponível para a campanha. Nesses casos, faz parte do trabalho da agência alinhar as expectativas e mostrar ao cliente o que poderá ser alcançado. 

9. Qual é o prazo da campanha? 

Algumas campanhas possuem prazo definido para acontecer, por exemplo, uma ação de aniversário da empresa contratante. 

Outras ações podem ter seu prazo definido junto com a agência. 

De qualquer forma é indispensável que um prazo seja estabelecido no briefing e seja conversado para avaliação. 

O prazo também vai guiar a organização das etapas de criação do projeto, facilitando a gestão do mesmo. 

Como aplicar o briefing de atendimento? 

Com o modelo de briefing em mãos é hora de aplicá-lo junto ao cliente. Sem dúvida a forma de aplicação também vai interferir nas respostas compartilhadas e, consequentemente, na qualidade do documento. 

Uma das melhores formas de aplicar um briefing é por meio de uma reunião de conexão, em que o profissional de atendimento realiza as perguntas e estimula o cliente a falar. 

Ao fazer isso, você obtém insights interessantes vindos do contratante e da conversa que vocês estabeleceram. 

Além disso, uma reunião permite que você solucione possíveis dúvidas que algumas respostas podem deixar. 

Um outro cuidado que deve ser tomado por quem faz as perguntas aos clientes é não transformar essa conversa em uma entrevista robotizada com o cliente. 

Haja o mais natural possível, estabeleça um vínculo com o cliente, compartilhe observações, faça com que ele fale mais. 

Estabeleça um ritmo de diálogo em sua reunião. Isso deixa o cliente à vontade e até estimula que ele fale mais. 

Se você não pode se encontrar pessoalmente com o cliente isso não impede que uma reunião de conexão bem feita seja realizada. 

Atualmente, existem dezenas de sistemas de reunião online, como o Google Hangout e o Zoom. 

Ambos possuem versões gratuitas e podem ser usados para estabelecer um vínculo com o cliente, mesmo a distância. 

Resumindo, não existe mais desculpa para mandar o questionário por e-mail e esperar a resposta. 

Esse tipo de prática, geralmente, transforma as respostas dos clientes em informações superficiais. 

Dicas finais sobre modelo de briefing

Um briefing não é uma mera formalidade, ao contrário, ele deve ser encarado como o documento mais importante de um projeto, porque é ali que está a visão do cliente sobre o que ele espera do seu trabalho. 

Não pule a etapa de briefing e nem acredite que “tudo está na sua cabeça”.

Aprender como fazer um briefing com seu cliente economiza tempo e dinheiro, evita retrabalho e aumenta a produtividade do time. 

Além disso, direciona a criação de ideias e a execução do projeto. 

Uma dica bônus é criar um modelo de briefing para ser usado por sua equipe com seus clientes.

O script padrão permite que a equipe de atendimento ao cliente esteja alinhada  sobre o que perguntar ao contratante, sem riscos de perder informações.

Em suma, o briefing é uma ferramenta indispensável para empresas que prestam serviços, principalmente, para agências de marketing e comunicação.

Ele é fundamental para a criação de uma estratégia consolidada e eficiente.

Outra forma de economizar tempo e dinheiro da sua agência e clientes é adotar a tecnologia de automação de marketing. 

O Ramper Marketing é um software de automação de marketing B2B que descomplica sua estratégia digital, por meio da aplicação de estratégias como nutrição de leads, automação de e-mails e SMS, landing pages e muito mais. 

Com os recursos é possível alcançar e otimizar seus resultados para atrair leads, criar relacionamentos e gerar vendas.

Sem dúvida é uma ferramenta indispensável para agências de publicidade e marketing que desejam alcançar a alta performance e aumentar a qualidade das entregas. 

Em 2019 o Ramper Marketing foi eleito a melhor ferramenta de marketing digital pela ABComm – Associação Brasileira de Comércio Eletrônico, contou com mais de 70 mil votos populares, no geral. 

Quer saber mais como o Ramper Marketing pode ajudar sua agência a ampliar sua capacidade de realizar negócios? Conheça o plano de parcerias Ramper.