Quais são os benefícios da tecnologia no home office? Que soluções podem lhe ajudar no trabalho remoto?

Quais seriam os benefícios da tecnologia no home office? 

Aqui, estamos falando de ferramentas que otimizam processos, ajudam a realizar atividades diárias e que também melhoram a experiência do cliente, ainda que o colaborador esteja prestando serviços de sua casa.

Anos atrás, pensar em trabalhar dessa forma era algo pouco provável, tanto para as empresas quanto para os colaboradores.

No entanto, os recursos tecnológicos contribuíram (e foram essenciais) para tornar essa possibilidade real e cada vez mais utilizada por aqui e por diversos outros países.

Segundo a pesquisa global realizada pela Robert Half, empresa de recrutamento, o Brasil é o terceiro país onde a incidência de trabalho remoto mais cresceu (47%) — no primeiro lugar temos a China, com um crescimento de 54%, e em segundo a Singapura, com 50%.

Com inúmeros benefícios a todos os envolvidos, há diversas tecnologias que ajudam no home office e contribuem para liderar equipes remotamente, gerenciar fluxo de trabalho, aumentar a produtividade, fazer atendimento ao cliente e muito mais.

Conheça todas as vantagens desses recursos e algumas ferramentas que podem ajudar bastante a sua empresa e todo o seu time nessa nova forma de prestar serviços.

Quais os benefícios da tecnologia no home office?

Quando falamos dos benefícios da tecnologia no mundo corporativo, estamos nos referindo ao uso de soluções e ferramentas que colaboram para a execução de diferentes tarefas, com destaque para aquelas realizadas fora do ambiente de trabalho.

No caso, nos referimos ao home office, que antes desses recursos era uma opção improvável para a maioria dos segmentos empresariais.

Das diversas dúvidas dos gestores quando pensavam nessa possibilidade estavam: 

• “Como permitir que um colaborador trabalhe de casa e acesse o nosso sistema?” 
• “Nossos dados, e dos nossos clientes, estarão seguros com essa forma de serviço?
• “De que maneira controlar a produtividade?”
• “Como fazer a distribuição e controle das tarefas?”
• “E assinatura de documentos, de que forma fazer?”

Mais intrigante ainda, havia o seguinte questionamento:

• “Como uma área de atendimento, ou um suporte help desk, podem funcionar fora da estrutura da empresa, pior ainda, da casa do colaborador?” 

A boa notícia é que a internet e as diversas soluções tecnológicas encontradas atualmente responderam (e resolveram) todas essas perguntas, e muito mais! 

Além disso, o conceito se tornou ainda mais real e viável quando o teletrabalho ganhou força após sua inclusão na CLT, pela lei nº 13.467/2017. A determinação respaldou as empresas e os funcionários legalmente, resolvendo também essa questão.

Assim, com tudo acertado, foi possível ver ainda mais claramente os benefícios da tecnologia no trabalho remoto, que são vários, tais como:

• possibilidade de controlar a frequência dos colaboradores, mesmo a distância;
• facilidade de comunicação entre líderes e funcionários, bem como entre os colaboradores;
• realização de reuniões com a participação de diversos profissionais simultaneamente;
• aumento da produtividade;
• melhor distribuição e controle de tarefas;
• acompanhamento de fluxo de trabalho;
• controle de metas;
• armazenamento de dados e documentos na nuvem com segurança;
• compartilhamento de arquivos de diferentes formatos e extensões;
• gestão de vendas;
• controle financeiro;
• automatização de diferentes processos;
• assinatura eletrônica de documentos.

Tecnologias que ajudam no home office

Mas quais seriam as tecnologias que ajudam no home office? Quais sites, aplicativos e softwares tornam os benefícios citados possíveis? Veja algumas opções:

• Slack: software de comunicação de equipes;
• Discord: software de comuniação de equipes
• Evernote: bloco de notas universal;
• Google calendar: agenda virtual que pode ser compartilhada;
• Google Hangouts: solução para reuniões on-line;
• Skype: solução para videochamadas;
• Whereby: antigo Appear.in, também utilizado para realização de reuniões;
• Zoom: para videoconferência com até 25 pessoas;
• G Suite: armazenamento de arquivos na nuvem;
• Dropbox: armazenamento e sincronização de arquivos;
• Trello: gestão de projetos e distribuição de atividades;
• Asana: semelhante ao Trello, utilizado para gestão e distribuição de tarefas;
• Clicksing: assinatura de documentos com validade jurídica;
• CRM Zendesk: plataforma que integra dados dos clientes com foco em melhorar sua experiência e otimizar o trabalho da equipe;
• Lahar: ferramenta de automação de marketing;
• Pluga: integração de aplicativos da web.

E quais as vantagens do home office para empresas e funcionários?

Falamos um pouco sobre os benefícios da tecnologia no home office, mais quais seriam as vantagens dessa forma de trabalho para as empresas e seus colaboradores?

Podemos dizer que são muitas!

Uma pesquisa realizada pelo site de empregos Indeed mostrou que a maioria dos entrevistados que podem trabalhar dessa forma (75%), notaram uma melhora no equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Além disso, houve redução do nível de estresse para 57%, redução da ausência para 56% e menos dias doentes para 50% dos entrevistados.

Entre as outras vantagens do home office para os colaboradores, o aumento de produtividade é uma das que se destacam: 57% se sentem mais produtivos trabalhando de casa.

Fonte: Indeed

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Para as empresas os números não são diferentes. Além de se beneficiar com funcionários mais produtivos, houve melhora da imagem da empresa (57%); redução na rotatividade de funcionários (52%); redução do absenteísmo (50%) e dos custos operacionais (50%).

Porém, é importante que a empresa e o profissional estejam lado a lado nessa nova forma de prestar serviços.

Assim, é bastante indicado que a organização forneça todos os treinamentos necessários para a utilização das soluções de tecnologia, bem como tenha ações de estímulo para o trabalho remoto.

Nesse ponto, são interessantes interações que orientem sobre organização de tempo, dicas de como se adaptar ao home office, entre outras.

Quanto as ferramentas escolhidas impactam no serviço home office?

Mas para obter todos os benefícios da tecnologia no home office, e também os resultados que o trabalho remoto traz para empresas, colaboradores e até clientes, é preciso escolher as soluções adequadas.

As ideais dependem do tipo de serviço prestado, do número de clientes atendidos, de quantos membros tem a equipe e do ramo de atuação.

Por isso, cada organização deve avaliar as suas necessidades, identificar quais e quantos processos podem ser realizados remotamente e analisar as ferramentas que atenderão melhor no seu dia a dia.

A Zendesk, por exemplo, oferece diversas soluções que podem ser utilizadas juntas ou separadas. 

São produtos que ajudam a otimizar as tarefas das equipes e a proporcionar uma melhor experiência aos clientes.

Para conhecer todas as opções, acesse o site da Zendesk. 

Este artigo foi escrito por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM da Zendesk.