Trabalho remoto: transição e expectativas para o futuro

O trabalho remoto, se tornou uma realidade para muitas agências, por conta das recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS) para evitar a proliferação do novo coronavírus. De acordo com pesquisa realizada pelo Runrun.it, com líderes e gestores de agências, 44% dos entrevistados praticavam o home office, em uma frequência baixa, de apenas 1 vez por semana. 

Com esse cenário em mente, podemos observar que muitos não estavam acostumados ao trabalho remoto e ainda não tinham processos mapeados, ou mesmo criado rituais que pudessem auxiliar a manter o fluxo de trabalho rodando, as entregas acontecendo e as equipes de comunicando.

Trabalho remoto: primeiros passos  

Portanto, vamos fazer agora um pequeno lembrete de ações que são fundamentais para trabalhar a distância de forma eficiente. 

1. A comunicação vai ser um dos seus maiores desafios. Por isso, certifique-se que a equipe está conseguindo se comunicar bem e, principalmente, que as informações importantes, assim como as decisões, estão sendo registradas em locais em que todos os envolvidos possam ter acesso. Isso evitar aquele “disse me disse”, assim como o retrabalho;  
2. Por mais que você já tivesse os processos na rotina com a sua equipe bem definidos no escritório, vai ser necessário fazer uma ou outra adaptação. Rituais como reuniões diárias (as famosas dailys) ou reuniões semanais vão te ajudar a se comunicar melhor com a sua equipe e dar direcionamentos/feedbacks. 
3. Como estamos a distância, é fundamental escolher as ferramentas certas. Como essa é uma decisão muito importante, capaz de afetar toda a sua agência, lembre-se de considerar a usabilidade, o potencial de integração com toda a empresa, organização de informações, segurança de dados, além de claro o custo benefício. Ferramentas que centralizam as informações em um único lugar, as chamadas “fontes da verdade”, têm uma vantagem, já que através delas será possível ter a visão do todo. 

Se esse é o seu primeiro contato com trabalho remoto, nós recomendados também que você assista ao webinar abaixo, realizado por Antonio Carlos Soares, CEO e co-fundador do Runrun.it!   

Benefícios do trabalho remoto 

De acordo com o estudo mencionado acima, realizado pelo Runrun.it, 88% dos entrevistados afirmou estar trabalhando atualmente de forma 100% remota. Os principais benefícios enxergados por eles são: 

• Economizar o tempo de deslocamento – 97%  
• Ter um horário mais flexível – 66,7%
• Estar mais próximo dos meus familiares e animais de estimação – 54,5%
• Ter mais foco (menos interrupções não planejadas) – 48,5% 
• Maior motivação – 24,2% 
• Menos microgestão – 18,2% 

Analisando os dados acima, podemos ver que os três principais benefícios estão relacionados ao tempo. Não é de hoje que nós discutimos o quanto esse recurso é importante, e principalmente, finito. Ao trabalhar remotamente, acabamos ressignificando um pouco a forma com a qual nos organizamos e passamos a dar mais atenção para nossos familiares, amigos e animais de estimação. 

É claro que não podemos deixar de lado o contexto de isolamento social que estamos vivendo atualmente. Porém, uma boa gestão de tempo no trabalho, ainda mais no dia a dia corrido de uma agência, te ajuda a entender melhor a produtividade, seja ela por equipe ou por tipo de demanda e como alocar melhor os seus recursos disponíveis. 

Os outros três itens estão relacionados a estrutura do escritório e também ao perfil de gestão de alguns líderes. 

Escritórios do tipo “open space” – com menos paredes e mais interação entre os colaboradores – se tornaram cada vez mais comuns. Porém, uma pesquisa realizada pelo The Royal Society, um dos periódicos mais tradicionais da Inglaterra, nos mostra que essa pode não ser a melhor ideia: as interações, na realidade, acabaram diminuindo, pois muitos preferiam se comunicar pelos chats. 

A microgestão pode ser um tópico sensível para muitos. Porém, não podemos negar que ela pode ser responsável por causar uma série de desconfortos na relação líder e equipe, além de ser um grande desmotivador, gerando até mesmo sentimentos de insegurança e desconfiança. Para evitar que isso aconteça, até mesmo no ambiente remoto, é preciso ter, como nós já mencionamos acima, as ferramentas certas, incentivando o trabalho colaborativo. 

Desafios do trabalho remoto 

As adversidades fazem parte da jornada de trabalho, e a distância isso não seria diferente. Os principais desafios do trabalho remoto apontados pela pesquisa do Runrun.it são: 

• Falta de interação pessoal entre colegas de trabalho – 72,7% 
• Dificuldade de comunicação e colaboração – 48,5% 
• Muitas fontes de dispersão (dificuldade de manter o foco) – 42,4%
• Não ter a visão do todo em relação a projetos e processos – 33,3%
• Solidão – 30,3%
• Menor motivação – 21,2%
• Incerteza sobre as prioridades a serem trabalhadas – 6,1% 

Os dois primeiros itens podem ter sido agravados pelo momento atual no qual estamos vivendo. Considerando ainda o ambiente das agências, que costuma ser movido por conversas, reuniões, brainstorms e muito trabalho criativo e analítico, o contato com outras pessoas faz muita diferença e acaba se tornando um desafio no ambiente virtual. 

Solidão e menor motivação também são derivados no cenário que mencionamos acima  e comportamentos de gestão inadequados podem fazer com que a sua equipe perca o espírito de pertencimento ou o “ownership” (também conhecido como sentimento de dono), o que certamente se apresenta como um desafio diário para todos. 

Uma boa dica para melhorar esse aspecto é se comunicar de forma transparente com a sua equipe, procurando tirar alguns minutos da semana para criar integrações e conversar um pouco, de forma mais espontânea. Afinal, esse não é um período fácil para ninguém e o trabalho é uma parte importante do nosso exercício social como seres humanos. 

Dificuldades mais “técnicas”, por assim dizer relacionadas ao próprio trabalho, como a falta de visão do todo, assim como a dúvida da prioridade das demandas, podem ser solucionadas com organização e, claro, com o uso de ferramentas adequadas que vão permitir que a sua equipe consiga trabalhar focada na entrega de qualidade das tarefas. 

Ferramentas para trabalho remoto 

Bom, como você pode acompanhar até aqui, as ferramentas  e a tecnologia são verdadeiros facilitadores do trabalho remoto. Sem a maioria delas, não seria possível organizar tarefas, fazer reunião com clientes, alinhamentos com a equipe, e assim por diante. 

As ferramentas mais adotadas pelos entrevistados que já trabalhavam remotamente antes da pandemia são: 

• Ferramentas de gerenciamento de tarefas, projetos e processos – 97% 
• Grupos de chat – 90.9% 
• Ferramentas de vídeo chamada – 84,8% 
• Ferramentas de gerenciamento de tempo e custos – 54,5% 
• Ferramentas para brainstorm e colaboração visual – 27,3%

Aqueles que já estavam habituados ao uso de ferramentas de gestão, os chamados early-adopters, tiveram um pouco mais de facilidade em coordenar suas operações, porque já tinha reconhecido a importância e o impacto positivo dessas plataformas no dia a dia. 

Mas isso não significa que seja tarde demais para você escolher uma plataforma para a sua agência. É importante usar ferramentas que sejam de fácil usabilidade e compressão, mas que também sejam capazes de fornecer todas as informações que você precisa. 

Aqui vai uma dica: quanto mais ferramentas você utilizar, pior será a adaptação e as chances de informações se perderem, já que ninguém vai querer abrir sempre dezenas de abas no navegador ou preencher várias vezes uma mesma informação. Plataformas que concentram informações de maneira organizada, e que permitem que você se comunique com a sua equipe e ainda extraia relatórios, são as mais indicadas para o momento, porque você já vai conseguir extrair os benefícios, mesmo com pouco tempo de uso. 

Além disso, a adaptação da sua equipe será um fator fundamental. Por isso, consideramos muito importante que ela seja de uso fácil e amigável. 

Até porque, ao que tudo indica, elas vieram para ficar, já que 80% dos líderes e gestores de agência entrevistados, apontaram que gostariam de continuar trabalhando de forma remota, mesmo após o relaxamento das medidas de isolamento social.

Esse post foi escrito pela equipe do Runrun.it  Um software de gestão do trabalho remoto, completo para você gerenciar as demandas da sua agência, identificar gargalos, ter a visão do todo e manter a comunicação transparente entre você e sua equipe.