Automação de vendas: um GUIA sobre conceitos, processos e aplicação

A automação de vendas tem como objetivo tornar o processo de vendas mais eficaz, eliminando gargalos, oferecendo um atendimento mais personalizado e ampliando o tempo que seu time de vendas tem para vender. 

Por meio de ferramentas e/ou aplicativos para automação de vendas é possível eliminar tarefas manuais essenciais, mas demoradas, que consomem o valioso tempo do time de vendas. 

Além disso, é possível gerenciar os prospects de maneira mais efetiva de acordo com a persona e com a etapa do funil de vendas em que se encontram.

A automação de vendas permite controlar a cadência de prospecção e otimizar as atividades do setor. 

Não sabe o que é cadência de prospecção? Indicamos o vídeo abaixo! Um spoiler: ela vai mudar sua forma de interagir com seus prospects.

A automação de força de vendas, então, gera benefícios como:

• aumento da produtividade do time de vendas;
• redução do volume de atividades repetitivas que demandam tempo de sua equipe de vendas. Assim seus representantes de vendas tem mais tempo para … VENDER;
• redução de custos, gerado por menos erros e otimização de processos;
• aumento da taxa de conversão (a partir de uma gestão mais eficaz) e mais. 

Porque a automação de vendas é importante para o seu negócio?

Como a sua equipe de vendas devem utilizar seu tempo? 

Vendendo, correto? Entretanto, um estudo recente mostrou que os vendedores gastam menos de um terço do seu tempo realmente vendendo. O restante das horas do dia são dedicadas a tarefas como:

• atualização de CRM;
• ações administrativas. 

Para mudar essa realidade e aumentar o tempo que sua equipe se dedica às vendas você pode buscar softwares responsáveis pela automação de vendas.

Existem duas formas principais de garantir que as equipes de vendas realmente tenham tempo de vender:

1. Certifique-se de que sua equipe vendas tenha tarefas relacionadas apenas à vendas. Muitas empresas unem o departamento marketing com o setor de vendas. Não recomendamos que você faça isso.
2. Diminua o tempo gasto em tarefas repetitivas e que gastam muito tempo do seu time de vendas. Para isso automatize-as. 

De maneira geral, a automação de vendas surge como uma forma de permitir que a sua equipe tenha tempo de vender. 

Um dia tem 24 horas e se não é possível estender esse limite, o que podemos fazer para ter mais tempo é otimizar as horas que temos à nossa disposição.

Parece contraditório, mas muitos profissionais de vendas não conseguem ligar para seus prospects, enviar um e-mail, captar novos prospects porque não tem tempo.

Mas em outra ponta dessa discussão também é importante considerar que o processo de vendas mudou e que hoje converter um cliente exige:

• a execução de uma série de contatos; 
• criar boas experiências;
• realizar follow-up;
• entender a jornada de compra do cliente;
• qualificar o prospect;
• saber o que oferece e quando;
• entender qual proposta de valor é realmente relevante para a oportunidade de venda e mais. 

É nesse cenário que surge o conceito de automação de vendas.

No mundo empresarial extremamente competitivo de hoje, a automação de vendas, assim como a automação de tarefas,  tornou-se cada vez mais importante. 

Quer ver mais vantagens da automação de vendas? Confira o nosso infográfico completo:

Como usar a automação de vendas: 5 áreas estratégicas

Até aqui apresentamos de maneira geral a contribuição de um sistema de automação de vendas para sua equipe e para os resultados estratégicos do negócio.

Entretanto, é fundamental que você saiba como tirar o melhor desse aplicativo. Somente assim será possível chegar à alta performance em vendas. 

Para ajudar você e sua empresa a ter mais resultados da equipe de vendas, dando ao seu time mais tempo e facilitando o processo de conquista de um novo cliente, separamos cinco aplicações da automação de vendas que podem:

• acelerar seu processo de vendas;
• otimizar cada etapa da prospecção;
• tornar mais personalizado o contato e a experiência do cliente;
• reduzir o tempo gasto em tarefas importantes, porém trabalhosas.

Logo a seguir, explicamos também o passo a passo de como implementar esse software. 

#1 Distribuição de oportunidades de venda

Em um sistema não automatizado, quando um lead entra em um banco de dados, o gerente de vendas precisa analisar o lead e encaminhar essa oportunidade ao vendedor de sua escolha.

Gerentes de vendas geralmente passam muitas horas distribuindo manualmente leads para seus representantes de venda, tomando cuidado para que não haja injustiças em relação a qualificação e volume de leads enviados para cada vendedor. 

Entretanto, o tempo gasto nesse processo poderia estar sendo investimento:

• na criação de planos de melhoria;
• elaboração de treinamento para vendedores;
• no auxilio no fechamento de negócios.

Os softwares de automação de força de vendas fazem essa destruição automaticamente utilizando critérios pré-definidos e de acordo com o plano de trabalho.

#2 Priorização de leads

Dependendo da suas estratégias de marketing muitos leads chegarão ao seu banco de dados. Gerenciá-los, qualificá-los e priorizá-los será impossível sem a ajuda de um software de automação. 

Uma vez que o vendedor tenha em mãos uma lista de leads, como você sabe quais telefonar primeiro? 

Certas características comportamentais e demográficas identificam leads que são mais prováveis de fechar que outros. 

É crucial que você automatize seu processo de priorização de oportunidades de vendas para garantir que os leads mais quentes sejam contatados primeiro e passem por uma cadência de prospecção mais “agressiva”.  

Utilize um sistema automatizado de pontuação de leads. Atribua pontuações aos seus clientes com base em seus próprios critérios.

Depois de ter suas pontuações, crie visões de leads com as maiores pontuações, ou seja, com maiores propensões para fechar e faça essas ligações primeiro.

Leads com maiores pontuações, geralmente, têm maiores propensões para fechar negócio, por isso devem ser priorizados pelo sua equipe de vendas.

Fazer isso manualmente é altamente complexo para um único lead, agora imagine fazer essa acompanhamento individual para 5, 10, 100, 1000 leads. 

Além disso, muitas ações dos leads (como quais páginas do seu site eles acessaram) que devem ser pontuadas exigem um acompanhamento que só é possível com a funcionalidade de lead tracking, também presente na ferramenta de automação de vendas.

Se você mantiver seu banco de dados de marketing separado do seu CRM, configure uma integração entre os dois para garantir a que os melhores leads passem perfeitamente entre os dois sistemas. Chamamos isso de integração da automação de vendas e marketing digital.

Algumas ferramentas de automação já oferecem esse tipo de integração, como é o caso da LAHAR, uma ferramenta de automação de marketing que inclui um CRM. 

#3 Gestão de vendas com mais eficiência

Nós sabemos que algumas tarefas são necessárias no dia a dia de uma equipe de vendas. Elas auxiliam na organização do setor e no acompanhamento de resultados. Entretanto, elas também podem ocupar muito tempo dos representantes de vendas.

Um sistema de automação também é responsável por:

• gerenciar CRM;
• criar contatos;
• atualizando quais as próximas etapas, automaticamente;
• atualizando o histórico e mais. 

Ao realizar tudo isso, seus vendedores reduzem o tempo de trabalho administrativo e podem se concentrar em ativar mais prospects em menos tempo. 

#4 Atualização do seu repositório de argumentos de vendas

Bons argumentos de venda geram vendas. Maus argumentos de venda geam objeções.

Ter um repositório de argumentos de vendas que diferenciam seu produto ou serviço e que comprovam a eficiência da sua proposta de valor é fundamental para converter oportunidades em vendas. 

Entretanto, coletar esses argumentos pode demandar um tempo muito valioso para sua equipe, por isso, criar um repositório de vendas fácil de acessar é fundamental para saber o que e quando usar cada informação e fazer o lead caminhar pelo funil de compras. 

As equipes de vendas precisam de conteúdo acionável, centralizado e rastreável. Ter conteúdo em um lugar facilmente acessível economiza tempo para os representantes antes e depois de cada interação potencial.

Você pode até começar usando uma biblioteca no Google Drive, entretanto, a medida que sua biblioteca cresce, esse trabalho ficará mais complexo, por isso a utilização de um software de automação de vendas poder ajudar e muito também nessa etapa.

#5 Automatize seus relatórios

Nos softwares de automação de vendas suas equipes obtêm um relatório periódico, automático e seguro de tudo o que aconteceu no setor. Inclusive esse relatório pode ser diário. 

De resultados da equipe à produtividade do vendedor individualmente.

Por meio dessas plataformas o gestor acompanha cada vendedor, sem que para isso seja necessário a atualização manual dessas informações em planilhas de Excel, por exemplo, economizando um tempo precioso para seu time.

Como implementar um processo de vendas com automação 

Para otimizar seu processo de vendas e conquistar mais e melhores vendas não basta comprar a licença de uso de um software de vendas. 

É preciso aprender a criar um processo que torne mais claro o passo a passo que seus vendedores devem executar para converter mais clientes. 

Acompanhe a seguir o passo a passo que vai te ajudar a realizar mais essa etapa. 

Realize a avaliação do processo de vendas

Para obter o máximo de um sistema de automação de vendas, as empresas devem avaliar seu processo de vendas atual para entender quais ineficiências precisam ser abordadas. 

As empresas devem considerar se seus representantes de vendas estão gastando tempo em tarefas administrativas que poderiam ser facilmente automatizadas. 

Com esses pontos fracos identificados é mais fácil estabelecer um conjunto de metas de automação de vendas a serem desenvolvidas após a implementação do aplicativo para automação de vendas.

Defina objetivos de automação de vendas

É importante que você entenda e transmita à sua equipe de vendas porque está adotando uma ferramenta de automação. Quais são os objetivos que você pretende alcançar com essa aquisição. 

Sua equipe deve estar envolvida e comprometida em fazer o sistema funcionar, somente assim você terá sucesso. 

Entre as metas adequadas para um projeto de automação de vendas a ser desenvolvido estão: 

• aumento de receita;
• redução de custos;
• redução do tempo de ciclo de vendas;
• aumento de venda cruzada e mais. 

Leia também: Conheça os benefícios da utilização de um software de automação de marketing.

Conheça seus clientes

É fundamental, em um processo de vendas e marketing, que gestores e equipe conheçam seus clientes ideais. Ou público-alvo. Ou melhor ainda persona. 

A partir da identificação de quem é, ou quem são, seus clientes ideais é mais fácil entender o que é uma proposta de valor relevante e quais argumentos de venda podem ser mais estratégicos em cada caso.

Um CRM pode ajudar muito sua empresa com a construção de uma perfil de melhores clientes. Além disso, use outras estratégias para construir a persona do negócio. O vídeo abaixo te dá algumas dicas.

Entenda a jornada do consumidor

Junto com a definição de personas é fundamental a criação de um funil de vendas e a compreensão da jornada do consumidor. 

Um usuário que se encaixa na sua persona pode estar ainda nas fases iniciais da jornada e receber uma ligação de vendas pode afastá-lo e fazer você perder uma oportunidade. 

Leia mais em: O que é Funil de Vendas? Quais são suas etapas?

Fonte imagem: Elevon

Crie um processo de vendas eficaz

Defina o passo a passo do processo de vendas, considerando:

• a persona;
• a etapa da jornada de vendas;
• nível de qualificação;
• canal por onde chegou. 

Faça projeções e crie processos personalizados e ao mesmo tempo padronizados de comunicação. 

Agora sim: escolha a sua ferramenta de automação de vendas!

Benefícios da automação de vendas

E ai? Se sentindo pronto para colocar a mão na massa? Parece complicado? Quando você começar verá que é mais simples do que parece. 

Se você motivação, lembre-se que ao adotar um automação do processo de vendas você terá acesso a uma série de benefícios, entre eles: 

• Não perca oportunidades de venda: os sistemas de automação de vendas garantem que as empresas não percam oportunidades de venda ao gerenciar follow-ups e também estabelecer lembretes em cada etapa do processo de vendas;
• Amplie a qualidade da experiência do cliente: os representantes de vendas podem se concentrar em melhorar a qualidade da interação do cliente em vez de gerenciar os procedimentos de acompanhamento;

• Priorização de tarefas de vendas: a qualificação automática de leads faz com que os representantes de vendas invistam seu tempo apenas com leads qualificados. Os leads que ainda não estão prontos para conversão continuam sendo nutridos pelo marketing (até estarem prontos para a compra ou serem encaminhados para o banco de dados de leads não qualificados);

• Previsão de vendas: as ferramentas de automação auxiliam na previsão de vendas usando informações sobre volume de oportunidades de venda no pipeline, histórico de taxa de conversão, ciclo de vendas e mais.

• Compreenda melhor seus clientes: os sistemas de automação de vendas ajudam os representantes a obter uma maior compreensão de seus clientes, fornecendo acesso a dados demográficos, histórico de pedidos e outras métricas importantes do cliente. 

Quer aprender mais sobre como aumentar suas vendas? Leia nosso conteúdo exclusivo: Os 8 passos da venda: guia definitivo para você implementar esse processo e vender mais.

Gostou do nosso guia de dicas de automação de vendas? 

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No vídeo abaixo conheça mais sobre nosso sistema e descubra como podemos ajuda a sua empresa.