O que é benchmark? Confira o passo a passo completo para fazer o do seu negócio

Todo empreendedor, em algum momento de sua vida profissional, já se perguntou: “Como meu negócio está se saindo em relação à concorrência?”.

E esse questionamento vale para várias outras áreas da vida fora do mundo dos negócios, seja nas artes, seja na política, seja nos esportes, etc. A comparação é uma base para avaliarmos o valor do nosso trabalho. É quase instintivo termos esse comportamento.

No mundo dos negócios, chamamos isso de benchmarking, uma ferramenta que responde a pergunta inicial do artigo.

Afinal, como buscar a excelência nos processos da sua organização se não houver parâmetros comparativos e referência do que é o ideal?

O benchmarking é uma técnica desenvolvida para monitorar a concorrência, confrontar resultados e, a partir disso, melhorar a eficiência de processos do seu negócio, vencer a concorrência, aumentar a produtividade e, até mesmo, criar inovações.

Mas, quem acredita que a análise benchmark é algo que só pode ser feito por grandes empresas, está muito enganado. Saber como fazer benchmark e colocar essa técnica em prática é fundamental para organizações de qualquer tamanho ou segmento.

O retorno recebido sobre o que vem funcionando ou não no mercado, norteia os executivos na hora de tomar as melhores decisões e, consequentemente, atingem resultados melhores com suas organizações.

Se o que você busca para o seu negócio é tornar-se referência na sua área de atuação ou simplesmente aumentar seu lucro, aposte no benchmark como uma alternativa viável. 

Quer saber mais sobre o que é benchmark, como fazer um benchmarking eficaz e, ainda por cima, conferir alguns exemplos práticos? Continue a leitura deste artigo até o final!

O que é benchmark?

Em português, benchmark significa referência, e podemos defini-lo exatamente assim, como um padrão de referência do mercado que é utilizado para, a partir de uma comparação, medir e avaliar o desempenho de uma estratégia.

Ou seja, um processo de pesquisa entre organizações do mesmo segmento para analisar o desempenho de suas soluções em relação aos concorrentes.

Sem a realização de um benchmark, torna- se inviável a execução de uma avaliação justa acerca do desempenho da sua estratégia mediante o mercado.  Da mesma forma que não dá para medir se algumas ações valem a pena, se não tivermos dados e análises da concorrência.

Neste movimento de monitorar o mercado, está em jogo não só a análise de dados, mas também a interpretação, avaliação e mensuração das informações coletadas. Mais do que ter os dados em mãos, é preciso compreendê-los e compreender como podem beneficiar o seu negócio. Só assim existe uma verdadeira inteligência de mercado.

Geralmente, cada empresa identifica os principais fatores que podem impactar sua performance e depois definem os indicadores de mercado relacionados a esses fatores, que devem ser acompanhados.

Esses KPIs, servirão como referência para ser usada pela organização na hora de pensar e desenvolver iniciativas para melhorar seu posicionamento e aumentar sua fatia de mercado.

Além disso, o benchmark é uma ferramenta valiosa para responder algumas questões feitas por todo gestor. São elas:

• Como estou me saindo em relação à concorrência?
• Estou alcançando resultados satisfatórios?
• Como maximizar a produtividade e eficiência dos processos internos do meu negócio?

Agora que você já sabe o que é benchmark, chegou a hora de aprender como fazer e como usar benchmark. Mas, antes disso, precisamos conhecer os principais tipos de benchmark. Vamos lá?

Principais tipos de benchmarking

Se você deseja colocar essa estratégia em prática, é fundamental compreender que há mais de um tipo de benchmarking e cada um deles, à sua maneira, auxilia no negócio de alguma forma. A seguir, conheça os tipos mais comuns e como funcionam cada um deles. Confira!

Competitivo

Aqui, o objetivo principal é usar a concorrência como parâmetro. A intenção é medir como seu negócio se posiciona diante de quem disputa diretamente cliente por cliente com você. A melhor coisa a se fazer é utilizar dados oficiais para esse comparativo, como faturamento e crescimento, que são divulgados amplamente.

Genérico

Nesse caso, o benchmarking é aplicável em situações em que há processos semelhantes, mas não necessariamente disputam mercado. 

Às vezes nem criam o mesmo produto, mas a comparação é válida para auxiliar a encontrar pontos de melhoria – em ambos.

Funcional

No benchmarking funcional há uma procura por etapas que podem ser aplicadas em qualquer tipo de empreendimento, independente de serem ou não de segmentos semelhantes e de disputar o mesmo mercado.

Um exemplo disso é a gestão financeira, que deve ser bem executada em qualquer organização independente de sua área de atuação.

Interno

Nesse caso, compara-se dois setores internos do próprio empreendimento. Por exemplo, numa empresa de consultoria, é possível comparar as áreas de vendas e atendimento, de modo a entender níveis de produtividade e outros resultados.

De cooperação

Esse aqui pode ter te deixado confuso, como assim benchmark de cooperação? Esses casos acontecem quando duas empresas firmam uma parceria para trocar experiências.

Vamos supor que a empresa X se destaca pelo seu relacionamento e a empresa Y é referência em vendas. Juntas, elas podem fazer um levantamento de cases e estratégias para que cresçam mutuamente.

Como fazer benchmarking?

Agora que você já entendeu o conceito, está na hora de colocar a mão na massa e aprender como fazer uso desta prática tão simples.

A seguir, confira alguns exemplos de como fazer benchmarking:

1. Pesquisa de campo

A pesquisa de campo parte do ponto de identificar um determinado problema que a empresa esteja enfrentando. A partir disso, seleciona-se as métricas e todo o tipo de informação que possa ser comparado com os concorrentes. 

Essa comparação não necessariamente envolve troca de conhecimento por meio de entrevistas ou conversas formais ou informais, apenas o uso de fontes, como, por exemplo:

• Artigos;
• Posts de blog;
• Estudos de caso;
• Reports;
• Bases de dados.

2. Eventos

Quando as pessoas vão a eventos profissionais, conferências, feiras de negócio, meetups, etc, costumam já ter uma motivação pré estabelecida.

E aí, essa motivação pode variar de profissional para profissional. A motivação pode ser acompanhar as tendências tecnológicas da área de atuação, saber como escalar suas vendas, ou até mesmo descobrir as novidades disponíveis no mercado.

E são justamente essas motivações que tornam a experiência de participar de um evento tão enriquecedora. Além de uma excelente oportunidade, pois junto com você, haverá outras dezenas, centenas ou milhares de pessoas buscando a solução para um mesmo (ou não) problema.

Dito isso, ao participar de um evento, você poderá:

• Assistir diversas palestras com as últimas tendências sobre um determinado assunto de seu interesse;
• Aconselhar-se e informar-se com fornecedores a respeito das últimas tecnologias e soluções disponíveis para sua empresa;
• Estabelecer conexões e criar networking com outros empresários do setor, inclusive concorrentes, para investigar o que estão fazendo.

3. Visitas presenciais

Está buscando um método rápido e eficaz de fazer benchmark com os melhores do mercado? É mais simples do que parece.

Procure por empresas de segmentos similares ao seu, faça parte de comunidades do seu nicho, participe de associações empresariais, interaja em grupos em redes sociais como Facebook e Linkedin. Expanda ao máximo sua rede de contatos e visite-a, troque figurinhas.

Dessa forma, você conseguirá fazer imersões com outros profissionais e enxergar como um negócio roda em um ambiente diferente do seu, gerando insights que você poderá levar para pôr em prática na sua organização.

4. Mentorias

Consultorias desenvolvem soluções específicas para os problemas de uma empresa. Ao contrário disso, a mentoria busca compartilhar conhecimento sob a perspectiva de quem já passou pelo mesmo desafio que você.

Participar de mentorias pode te ajudar a entender quais os próximos passos que seu negócio deve dar, enxergar os gaps nos seus processos e evoluir a sua companhia. 

Além do mais, a mentoria é uma via de mão dupla. Mentor e mentorado trocam conhecimentos e aprendizados e juntos desenvolvem novas formas de visualizar processos, encarar desafios e otimizar resultados.

Bem, agora que você já sabe o que é e como fazer benchmark, chegou a hora de conferir suas principais vantagens. Acredito que você já tenha compreendido todos os benefícios que essa estratégia pode trazer para o seu negócio, mas é sempre bom reforçar, não é mesmo?

8 benefícios de fazer benchmarking

Listamos para você, alguns dos benefícios de fazer benchmarking. Confira!

• Identificar práticas de sucesso de empresas que já são referência sobre um determinado assunto;
• Descobrir novas tendências;
• Perceber novas referências de organizações que atuam no mesmo nicho de mercado que o seu;
• A organização como um todo passar a se conhecer melhor;
• Otimizar processos e práticas empresariais;
• Motivar sua equipe ao mostrar que os seus objetivos são realizáveis;
• Se tornar um maior conhecedor do mercado;
• Redução de custos, aumento na produtividade e ampliação na margem de lucro, etc.

Passo a passo para fazer um benchmark

1. Seleção de concorrentes

Aqui é a hora de selecionar quem você gostaria de monitorar. O ideal é que seja de um a três concorrentes. 

Recomendamos que você selecione empresas de outros segmentos também, isso pode gerar insights que vão além da sua área de atuação.

2. Defina os indicadores de análise 

Cria uma tabela comparativa com pontos específicos de cada organização com base em parâmetros que você acredita que sejam importantes para o seu negócio.

3. Colete os dados 

Aqui você irá precisar usar alguma ferramenta de benchmarking. Há diversas disponíveis no mercado, gratuitas ou não, que podem te auxiliar nesse trabalho de coleta e análise de dados.

4.Compare e analise os dados coletados

Chegou a hora de centralizar tudo o que foi coletado por você e checar os resultados.

Compare, analise, compreenda. É hora de entender as relações que você pode criar entre essas informações e o seu negócio e o que você pode usar para otimizar processos e resultados.

5. Detectar pontos positivos e oportunidades de melhoria

Agora que você já tem tudo isso em mãos, chegou a hora de montar um relatório com todas suas  conclusões. As oportunidades encontradas, pontos de melhoria, gaps, possíveis ameaças, sugestões de como evitá-las, etc.

Agora que vimos o passo a passo de como fazer um benchmark eficaz, bora conferir algum exemplo na prática?

Exemplos de benchmark

Aqui, vamos listar exemplos de benchmark em quatro áreas de atuação diferentes, para você compreender como essa estratégia pode realmente ser aplicada em qualquer segmento.

1. Finanças

A área de finanças é primordial em qualquer empresa, e esse exemplo de benchmarking pode ser feito ao comparar indicadores financeiros com o desempenho geral do mercado.

2- Marketing

Se a sua empresa busca melhorar o nível de satisfação do cliente, ela pode contar com a ajuda de um mentoria personalizada para orientá-la de acordo com as tendências do mercado e as melhores ações a serem tomadas.

Uma ação a ser tomada para melhorar o nível de satisfação do cliente, por exemplo, seria investir em softwares de automação de marketing digital como a LAHAR, para melhorar o relacionamento do usuário com a sua marca.

3. Atualização de processos

Quando uma empresa de atendimento busca refinar seus métodos e escalar seu atendimento, suportando mais usuários. Nesse caso, a comparação pode ser feita com referências de práticas mais usadas pelo setor. 

4- Prestação de serviços

Um e-commerce compara seu nível de serviço em relação a prazos de entrega com seus principais concorrentes do segmento. 

Para ver ainda mais exemplos, leia o artigo: Exemplos de benchmarking: 7 maneiras de trocar informações para crescer

O que evitar fazer na hora do benchmark

O benchmarking tem como objetivo causar impactos positivos no seu negócio, mas como tudo na vida, se mal usado, pode causar consequências negativas ou, ao menos, não causar os resultados esperados. Para evitar esse tipo de dor de cabeça, separamos alguns pontos sobre o que você não deve fazer:

• enxergar o benchmarking como uma ação pontual e não como um processo contínuo de observação e análise;
• não ter objetivos claros definidos;
• monitorar as métricas “erradas”, que não têm relevância para a sua área de atuação;
• não transformar as análises e conclusões do seu benchmarking em ações.

Se você chegou até aqui, conseguiu entender toda a importância do benchmarking dentro de uma organização. Esperamos que esse material te ajude a começar agora mesmo a colocar essa estratégia em prática e otimizar os resultados do seu negócio!