Checklist: o que analisar ao contratar ferramentas de prospecção?

Ferramentas de prospecção são aqueles softwares que ajudam uma empresa a gerar e prospectar leads. Por exemplo: imagine que você acabou de abrir um negócio e estabeleceu uma meta de vendas.

Como a sua empresa é recente no mercado, você ainda não tem um blog ou atrai poucos usuários para o seu site, além disso as estratégias de marketing não geram resultados satisfatórios. Então, você precisa encontrar outras formas para alcançar potenciais clientes (prospects) para a sua operação comercial. E é justamente nessa etapa que esse tipo de ferramenta pode auxiliar o seu negócio.

Quer outro exemplo?

Imagine que você já tem uma empresa consolidada, com um time de vendas e uma equipe de marketing que gera leads, seja de mídia paga, inbound ou outro tipo de canal. No entanto, você precisa aumentar essa demanda, uma vez que a sua companhia está crescendo e as suas metas de vendas também. Para solucionar esse tipo de problema, vale contar com o apoio de uma ferramenta de prospecção.

As ferramentas de prospecção são indispensáveis para qualquer empresa que ambicione potencializar a geração de leads. Essas soluções funcionam como verdadeiras aliadas para os times de venda, pois ajudam os vendedores a liberarem o recurso mais escasso e valioso: o tempo.

Dessa forma, eles podem se dedicar para aquilo que realmente importa, isto é, o trabalho de condução e de negociação de vendas, aumentando a taxa de sucesso e  acionando os leads nos momentos mais oportunos para a conversão. Com a ferramenta certa, é possível automatizar os processos internos e potencializar consideravelmente a gestão de tempo.

Por se tratar de um ativo tão importante para o sucesso do seu negócio, é preciso escolher com cuidado qual solução adquirir. Para ajudar nesse processo, elaboramos este texto para que você descubra quais são os fatores que devem ser analisados antes de contratar uma ferramenta de prospecção.

Vamos cobrir:

• Sinais de demanda de contratação;
• Análise de integrações;
• Principais funcionalidades;
• Estrutura do time de vendas;
• Processo de implementação;
• Potencial estratégico.

Sinais de demanda de contratação

Antes de contratar qualquer solução, especialmente as que demandam maior investimento, é fundamental observar cuidadosamente as rotinas de trabalho da sua empresa e ficar atento aos sinais que elas passam. Dessa forma, você garante que as decisões tomadas tenham o embasamento necessário.

Neste momento, é importante fazer um breve diagnóstico para entender se a solução atende as necessidades da sua empresa.

• Seus vendedores estão sobrecarregados e não conseguem cumprir todas as atividades?
• Seu time está performando  abaixo da média?
• Sua equipe de SDR está encontrando dificuldades para lidar com os diferentes tipos de leads e estruturar sua qualificação?
• Você está conseguindo muitos prospects, mas não está tendo sucesso em transformá-los em clientes?
• Sua equipe fica fazendo muitas ligações e não tem sucesso?

Se a resposta para uma dessas perguntas for sim, é um sinal de que há um ou mais gargalos em sua estratégia de vendas e,talvez, uma ferramenta de prospecção possa te ajudar. E então, o que fazer?

O primeiro passo é identificar o que está causando esses gargalos. É possível que o problema tenha origem na baixa capacitação dos vendedores ou na falta de alinhamento entre os times de marketing e vendas. Se você já cobriu essas áreas, porém, só resta uma alternativa: é preciso automatizar e aprimorar o processo de vendas.

Importante destacar que gargalos na geração e aproveitamento dos leads é uma situação muito comum entre empresas que estão começando a ampliar suas atividades e, por isso, precisam de ajuda para manter todo o processo inteligente e produtivo para seu time de vendas.

A contratação de uma ferramenta de prospecção se encaixa perfeitamente nesse cenário, uma vez que ela oferece recursos que são capazes de maximizar a geração de oportunidades e, mais importante ainda, melhoram a forma como suas equipes lidam com os leads.

Análise de integrações

As integrações com outros tipos de ferramentas são características fundamentais de qualquer solução digital. É a partir delas que você tem a possibilidade de conectar diferentes plataformas e unificar sua estratégia de modo rápido e eficiente, realizando migrações de bancos de dados e compartilhando contatos adquiridos por meio de diferentes técnicas.

E o melhor: evitando trabalhos manuais de importação e exportação de dados. Quando suas ferramentas conversam e trocam informações entre si, você garante mais confiabilidade dos dados.

Antes de contratar uma ferramenta de prospecção, analise com quais outras ferramentas é possível fazer integração para que você garanta que todas as etapas do seu processo comercial estejam integradas.

Neste artigo, nós vamos explorar principalmente a necessidade da integração da sua ferramenta de prospecção com um CRM, pois este tipo de software é importantíssimo para uma equipe de vendas. Por meio dele, é possível ter um controle do seu pipeline, das oportunidades e do ciclo médio de vendas. Além do CRM ajudar na organização, ele também auxilia na previsibilidade comercial.

A sigla CRM vem do termo em inglês Customer Relationship Management, que pode ser traduzido livremente como Gestão de Relacionamento com o Consumidor. CRMs famosos, como o Hubspot, o Agendor e a RD Station.

A plataformas de prospecção e o CRM

Nesse ponto, você pode estar se perguntando: afinal, qual a diferença entre um CRM e uma plataforma de prospecção? Não se preocupe, apesar da diferença das duas plataformas ser enorme, esta é uma dúvida bastante comum. Embora ambas as soluções estejam inseridas no mesmo contexto, elas agem de forma bem variada dentro de um processo estratégico comercial e são complementares uma à outra.

Elas podem ser aplicadas no processo de vendas da seguinte forma. Primeiro, você utiliza uma ferramenta de prospecção (exemplo o Ramper) para prospectar os seus leads. Nela, você automatiza todo o processo de automação e qualificação destes leads.

Uma vez que você gerar leads com interesse em conhecer o seu produto/serviço, este é o momento de enviá-los para o seu CRM, para que você possa fazer o acompanhamento das próximas etapas do processo comercial.

• Apresentação;
• Negociação;
• Fechamento
• Entre outras.

Como falamos, o CRM é utilizado para gerenciar oportunidades de venda, rastreando-os ao longo do funil de vendas. Gestores e vendedores podem visualizar as empresas que são consideradas oportunidades, identificando quais já foram abordadas, quais têm pouco conhecimento sobre os produtos e serviços oferecidos e quais já se mostram prontas para serem acionadas.

Dessa forma, esse combo de ferramentas de prospecção + CRM torna-se imprescindível para a eficiência de qualquer processo que vise a nutrição e conversão do lead, já que permite que os profissionais avaliem em que fase da jornada de compra um prospect se encontra.

Sendo assim, é justo dizer que estamos diante de duas soluções que se complementam em todos os aspectos. Enquanto a ferramenta de prospecção é necessária para alimentar a CRM, a CRM é fundamental para dar seguimento ao trabalho iniciado na fase de prospecção de clientes.

Diante de tudo isso, fica fácil perceber que, para decidir qual é a melhor solução para a realidade do seu negócio, você precisa levar em conta suas capacidades de integração. Se não é possível integrar rapidamente com um CRM, você pode deixar de aproveitar a maioria das vantagens proporcionadas pelos programas de prospecção.

Principais funcionalidades

Se você busca dobrar o volume de prospects para finalmente chegar nos tomadores de decisão, pode ser necessário investir em uma plataforma mais robusta. Se a ideia é simplesmente possibilitar a priorização dos leads mais relevantes, uma solução especializada nisso pode ser o suficiente. Em outras palavras, é preciso considerar seus próprios desafios para entender qual caminho seguir.

De modo geral, uma boa plataforma de prospecção traz recursos visuais que facilitam a visualização dos contatos e a organização dos prospects, tornando as rotinas de trabalho mais eficientes e intuitivas para seus vendedores.

No lugar de passar horas fazendo pesquisas na internet e criando manualmente uma lista com os contatos de clientes-alvo (ICPs), os vendedores podem deixar essa tarefa para o software de prospecção e se dedicarem a atividades que gerem mais valor para a empresa.

Para melhorar as possibilidades de criar interações positivas, opte por soluções que disponibilizam recursos avançados de coleta e análise de dados, permitindo que você entenda, por exemplo, qual é o melhor horário e canal para entrar em contato com seu prospect, evitando que os seus vendedores desperdicem o tempo com ligações frias.

De todo modo, não tenha dúvidas: existem plataformas completas e escaláveis, que podem atender suas demandas de forma geral e personalizada. A seguir, vamos falar sobre algumas funcionalidades que podem fazer a diferença no seu processo de vendas. Acompanhe!

Geração de oportunidades

A geração de oportunidades é o coração de uma plataforma de prospecção. Por isso, é preciso entender como a ferramenta se propõe a auxiliar nesse processo. Se estamos falando de um negócio B2B, é bem provável que você necessite de uma solução capaz de conectar sua equipe diretamente com os tomadores de decisão da empresa-alvo.

Isso coloca os holofotes sobre as soluções que oferecem funcionalidades capazes de identificar e atrair esses profissionais. Isso pode ser feito a partir de integrações com redes sociais, oferecimento de landing pages e outros métodos que você já deve conhecer. A questão aqui é que todo o processo é automatizado e gera listas de prospects valiosas.

Uma vez que as oportunidades sejam identificadas, é importante que a ferramenta abra caminho para abordagens certeiras, no timing adequado. Por isso, outra funcionalidade importante é a indicação de leads qualificados que já se encontram dentro da base de contatos. Isso pode gerar vendas rápidas e recorrentes.

Capacidade de automação

Quanto mais automação, melhor. Automatizar os processos internos de vendas significa garantir que os vendedores gastem seu tempo de forma mais produtiva. Além disso, seus representantes ficam livres de realizar tarefas repetitivas e entediantes, o que, certamente, melhora a qualidade de trabalho da equipe e gera maior motivação no ambiente de trabalho.

A importância da automação, contudo, vai muito além disso. Empresas que trabalham com um alto volume de geração de leads simplesmente não têm tempo para organizar todos os contatos de forma clara e segmentada. Sem isso, acabam tendo que lidar com longas listas que misturam leads qualificados com contatos que não têm qualquer interesse em ouvir sobre a sua solução.

Com a ferramenta certa, isso não acontece. Com o acesso a redes sociais corporativas, você pode configurar a criação automática de listas contendo os dados necessários para identificar e abordar os tomadores de decisão. A própria abordagem pode ser automatizada, desde que você lembre de manter princípios de personalização e um ar humanizado. Ninguém gosta de sentir que está recebendo mensagens automáticas.

Dica: No vídeo abaixo, você aprende estratégias de e-mails de prospecção humanizadas e de acordo com o contexto da sua empresa

É por isso que as melhores ferramentas costumam oferecer recursos para customizar os fluxos de e-mail e mensagens de follow-up. Com base em padrões de comportamento, você pode definir o horário mais apropriado, o canal mais relevante e até o tipo de linguagem que melhor impacta o prospect. Basta agendar a mensagem e deixar que o programa faça o resto do trabalho.

Como você sabe, o timing pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma venda. Portanto, uma solução que permita agendar mensagens altamente personalizadas deve ser encarada como uma forte aliada na missão de maximizar seu volume de vendas e alcançar todos os seus objetivos comerciais.

Graças à tecnologia embutida nessas plataformas, elas podem identificar o momento certo de enviar um lead para o CRM ou inseri-lo em um fluxo de nutrição específico. Quando a hora de realizar a abordagem de venda finalmente chega, você deve receber algum tipo de alerta indicando a novidade. Aí sim, seus vendedores podem botar suas habilidades em ação com grandes chances de conversão.

Análises de dados

Você já deve ter ouvido por aí que os dados são o novo petróleo. Para alguns, essa é uma afirmação um pouco exagerada, mas não vamos entrar nesse mérito. O fato é que, sem dúvidas, as informações coletadas por uma empresa figuram entre seus ativos mais importantes, já que são cruciais para guiar suas decisões pelos caminhos mais frutíferos.

É natural, portanto, que essa seja outra funcionalidade buscada nas melhores ferramentas de prospecção. Plataformas capazes de não apenas coletar, mas armazenar e organizar dados, têm um papel vital na forma como uma estratégia é desenvolvida e otimizada. Afinal, nada melhor para encontrar e resolver problemas do que olhar e compreender suas métricas de vendas.

Aproveitando o gancho do conteúdo, vamos abrir o espaço para mencionar alguns dos principais indicadores de prospecção.

• Quantidade de leads qualificados: alcançar a estabilidade na geração desses leads é um dos alicerces da receita previsível, conceito que dá à empresa uma visão muito mais abrangente sobre a própria disponibilidade financeira e os compromissos que pode assumir. Isso garante sustentabilidade e direciona as tomadas de decisão eficientes.
• Tentativas de conexão: outras métricas menos complexas também devem ser levadas em conta. É importante que a ferramenta registre, por exemplo, quantas tentativas de conexão com um determinado lead foram realizadas e quantas obtiveram sucesso. A taxa de sucesso no contato é um indicador poderoso sobre a eficácia do seu planejamento.

Os dados que citamos até aqui estão relacionados, majoritariamente, à performance dos seus esforços. Existe, contudo, um outro tipo de informação muito valiosa, que diz respeito à forma como os seus prospects se comportam.

Ferramentas mais qualificadas são capazes de indicar, por exemplo, os horários de maior atividade online dos leads, dando um insight relevante para você decidir quando enviar suas mensagens ou realizar uma ligação.

Estrutura do time de vendas

Agora que você conhece as funcionalidades que deve ter em mente quando for escolher sua ferramenta de prospecção, vamos nos voltar para um aspecto que tem mais a ver com o seu negócio do que com a solução em si. Afinal, não há tecnologia que faça sozinha o trabalho de um departamento comercial qualificado. Ou seja, é preciso considerar a estrutura do time de vendas.

Engana-se quem pensa que isso significa, obrigatoriamente, contratar mais profissionais para suprir o aumento da demanda ou a expansão das suas atividades. Muitos empreendimentos caem na tentação de aumentar o time de vendedores quando decidem aumentar o número de vendas. Essa visão, contudo, já se encontra defasada.

Afinal, os vendedores não são máquinas e, por isso, podem alcançar apenas um potencial limitado. Assim, antes de decidir qual ferramenta utilizar, é preciso ter em mente alguns fatores:

• Você já conta com profissionais qualificados para realizar todas as funções e tarefas envolvidas no processo?
• Os profissionais que já integram seus times são devidamente capacitados para lidar com as tecnologias mais modernas?
• Se não, é possível estabelecer um processo de capacitação profissional para atualizá-los?

Entender essas questões vai te dar uma visão mais precisa sobre o tipo de ferramentas que você precisa e as funcionalidades que você deve priorizar. Assim, é viável combinar a automação de vendas com a atuação profissional dos seus vendedores, integrando talento e tecnologia para alcançar um novo patamar no mercado.

Independentemente de qualquer coisa, é fundamental estabelecer uma cultura organizacional que pavimente o caminho para o uso de tais soluções. Uma cultura focada em dados, por exemplo, é necessariamente acompanhada do uso de diferentes ferramentas e, por isso, pode facilitar a implementação de plataformas especializadas em prospecção.

Uma cultura bem estabelecida vai, também, garantir que seus profissionais se sintam mais confortáveis no ambiente de trabalho, o que, como você já sabe, é vital para o alcance de bons níveis de produtividade.

Dito isso, é importante frisar que a adaptação da sua empresa com a nova plataforma não depende só das soft e hard skills presentes em suas equipes. A companhia que providencia a solução deve, também, garantir um processo de implementação rápido e sem maiores problemas. Falaremos disso a seguir.

Processo de implementação

Como você já viu, as ferramentas de prospecção, uma vez adotadas, se tornam parte integrante de todas as atividades das equipes de venda. Agora, já pensou se a solução apresenta erros ou deixa de funcionar por um instante? Preocupante, não é? Por isso, durante o processo de decisão, é essencial avaliar o nível de suporte oferecido pelo provedor.

Contar com um atendimento qualificado é imperativo é essencial se você quer ter uma experiência sem dores de cabeça. Afinal, tempo é dinheiro, e cada minuto que você passa sem acessar a plataforma significa a potencial perda de oportunidades. Por isso, certifique-se de que a alternativa escolhida acompanhe um time de suporte disponível para solucionar rapidamente qualquer tipo de problema.

Contudo, prevenir é melhor do que remediar. As melhores ferramentas disponíveis oferecem processos de onboarding edificantes, que servem como o momento ideal para introduzir os vendedores às funcionalidades da solução e garantir que eles saibam como operar seus recursos mais importantes. Quanto melhor o processo de onboarding, mais suave será a adaptação.

Naturalmente, nem tudo pode ser aprendido em uma semana de treinamento, especialmente quando falamos de programas mais complexos. Exatamente por isso, as opções mais relevantes do mercado costumam oferecer vídeos tutoriais e recursos de EAD, permitindo que os envolvidos aprendam em seu próprio ritmo, de forma mais flexível.

Quanto mais intuitivos forem esses procedimentos, melhor. É importante que cada membro da equipe que tenha acesso à plataforma saiba como operá-la de forma eficiente e segura, evitando erros humanos que podem comprometer vendas e até causar um indesejado vazamento de dados. Técnicas de segurança, aliás, devem figurar entre os conceitos apresentados no processo de implementação.

Potencial estratégico

Por fim, mas não menos importante, você deve analisar o potencial estratégico das ferramentas que está avaliando. Aqui, a chave é buscar por particularidades que as coloquem em uma posição diferenciada quando comparadas com as concorrentes.

Quer um exemplo?

Pense em um processo de prospecção que tem como objetivo realizar ligações de venda para os prospects. Trata-se de algo comum, como você pode observar. Afinal, se tudo der certo, o objetivo é que eventualmente tais ligações aconteçam.

Contudo, de nada adianta ligar sem ter convicção de que o contato será positivo, ou você pode até mesmo afastar o seu cliente em potencial. Mesmo assim, muitas ferramentas tratam essas ligações como uma simples tarefa a ser realizada, independentemente das condições.

Esse tipo de procedimento acaba caindo em um lugar comum: qual é a relevância de ligar para um prospect apenas para cumprir uma tarefa, sem saber mais sobre a sua rotina ou mesmo sobre a probabilidade dele atender a ligação? Parece um desperdício de tempo, e é. Isso acaba minando o potencial estratégico da ferramenta e afetando os seus resultados.

Algumas soluções, contudo, enxergam essa questão sob outro paradigma. Em vez de encarar a ligação como uma mera tarefa que, obrigatoriamente, deve ser incluída na rotina do vendedor, elas a enquadram como uma oportunidade. Em outras palavras, o momento da ligação só é considerado adequado quando há indícios de que ela pode ser proveitosa.

Uma plataforma que tenha essa visão e trabalhe com a automação vai permitir que você envie inúmeras mensagens de e-mails para os seus prospects. Mais do que isso, vai monitorar o desenvolvimento da campanha e identificar, de forma automática, os leds específicos que abriram a mensagem ou realizaram alguma ação, como clicar em um link interno.

Quando isso acontece, há uma clara sinalização de interesse por parte do destinatário, que passa a ser enquadrado em uma janela de oportunidade. No momento da abertura do e-mail, a plataforma notifica o vendedor responsável, que identifica a chance de contatar o lead em um momento propício, já que o fato dele ter clicado na mensagem indica que está disponível para iniciar um diálogo.

Diversos fatores devem ser levados em consideração ao avaliar as ferramentas de prospecção disponíveis no mercado. É importante buscar informações sobre suas funcionalidades e capacidades de integração, mas não se limite a buscá-las nos canais oficiais do produto. Procure por feedbacks de terceiros para entender melhor quão confiável é a solução.

Com a escolha certa, é possível automatizar todo o seu processo de vendas, gerando dados relevantes tanto sobre sua estratégia, quanto sobre o comportamento dos seus prospects e leads. Assim, seus profissionais de marketing e vendas ganham insights de valor inestimável para traçar as melhores campanhas e abordagens para atingir o cliente ideal nos canais e momentos mais adequados.

Todas as funcionalidades e características descritas no texto acima você encontra na Ramper. Nós somos uma plataforma de prospecção de vendas B2B de alta performance, capaz de impactar rapidamente sua estratégia e seus resultados. Quer saber mais? Não perca tempo e solicite uma demonstração agora mesmo!