O follow-up é a melhor ação para garantir que os seus e-mails sejam notados, abertos, lidos em sua totalidade e principalmente respondidos.
Nesse “game of thrones” dos e-mails, onde temos aproximadamente 4 bilhões de usuários ativos da ferramenta, é muito difícil garantir essa resposta. Na verdade, uma boa parcela invariavelmente será deletada sem sequer ser aberta e outras movidas para o spam, sem dó.
Porém, o follow-up surge como uma luz no fim desse túnel para os usuários de e-mail de todo mundo. Além disso, estamos falando de uma ferramenta de fácil automatização – o que aumenta ainda mais as suas vantagens.
Continue com a gente nesse artigo e descubra o porque o follow-up é tão importante nas cadências de e-mails na prospecção B2B!
O que é follow up?
Essa expressão em inglês significa acompanhar ou fazer o acompanhamento. Ou seja, quando alguém realiza um follow-up, significa que está monitorando algo que já foi realizado, dando continuidade.
Isso pode ser feito através de e-mails ou ligações telefônicas para obter uma resposta ou ação.
Por se tratar de um conceito abrangente, pode ser utilizado em diversos mercados e nichos. No entanto, ele é bem conhecido em vendas.
Nesse contexto, o follow-up é um acompanhamento de conexão com o lead.
Follow-up no processo de vendas
Na prospecção B2B, os e-mails de follow-up são enviados para tornar um prospect, que até então desconhece a sua solução, em um curioso. Nesse momento, o objetivo é fazê-lo tomar uma ação, seja responder aquele e-mail ou marcar uma reunião.
Como nem tudo na vida é perfeito, quase sempre, o profissional de vendas não conseguirá um retorno rápido logo no primeiro e-mail enviado. Às vezes, precisará de dois, três, quatro ou até cinco e-mails para o prospect dar a devida atenção e responder à sua ação.
O envio de uma cadência de e-mails é um exemplo de follow-up. Eles são enviados em sequência como parte de uma cadência e seguem um processo para chegar até o objetivo.
Por exemplo, o SDR enviou um e-mail para o prospect tentando marcar uma call para entender o cenário da empresa e assim, checar se tem fit ou não. Porém, o e-mail foi enviado há uns três dias e até agora, o destinatário não respondeu.
Então, o profissional enviará um e-mail a este destinatário em cima do primeiro para tentar mais uma vez se conectar com o lead. Esse fluxo com um único prospect leva semanas, já que há um intervalo de dias entre o envio de um e-mail e outro.
A pedra no sapato do time de vendas
Como você já notou, o follow-up não é um esforço pontual. Estamos falando de uma ação contínua e que exige dedicação e tempo na produção de e-mails, e claro, nas respostas quando houver retorno.
Fazer follow-up com APENAS UM lead é fácil.
Agora, quando se trabalha com um volume de leads “generoso”, o esforço é gigantesco e o trabalho é de pouco valor. Toma-se tempo, paciência e algumas xícaras de café – e o resultado sempre será muito menor do que o esforço aplicado.
Para quem está iniciando um processo de prospecção outbound, a princípio pode fazer sentido começar de forma manual. No entanto, em pouco tempo, será preciso investir em meios para automatizar todo o processo – desde geração de leads qualificados por meio da segmentação a automação das cadências de follow-up.
Boas práticas para fazer um follow-up de sucesso
Escrever e-mails de follow-up é uma arte a ser dominada. Existem métodos, processos e boas práticas para ser bem-sucedido na sua prospecção.
Dá uma olhada nesses exemplos:
Regra 1: defina o objetivo que você quer alcançar através do call-to-action. Ali não é o momento de vender, portanto, você precisa ter a chance de conversar e assim, entender a realidade do prospect para saber se ele possui ou não fit para a solução. Em outras palavras: “você quer marcar uma call?”. Então, deixe isso muito claro no fim da mensagem de apresentação.
Regra 2: coloque-se no lugar do destinatário. Não mande um e-mail, literalmente atrás do outro. Dê tempo e respeite esse tempo. Caso contrário você será considerado um chato ou um spam.
Regra 3: tome cuidado com o tom na hora de escrever e-mails de follow-up. Cobrar por resposta ou outra ação, sem mostrar o valor da conexão, pode soar que você quer vender “qualquer coisa” para ele e que falar com você será uma perda de tempo.
Regra 4: e-mails de follow-up não devem ser enviados pelo resto da vida. Eles possuem um início, meio e fim. Isto é, a partir do momento que você inicia uma cadência de e-mails, você deve ter ciência de quanto tempo levará esses disparos e quantos e-mails estarão nessa cadência. Geralmente são nos e-mails de follow-up (quase sempre no segundo) ou no break-up que o prospect costuma responder.
Regra 5: a cadência de e-mails deve possuir em média de quatro a seis e-mails: o primeiro de apresentação, o segundo, terceiro, quarto e quinto de follow-up e o sexto de break-up (falaremos dele mais adiante)
Como escrever um email de follow-up
Agora que você já entendeu o conceito e as boas práticas de follow-up, é hora de colocar em prática!
Na hora de escrever o seu e-mail, use o processo de cinco etapas que vamos disponibilizar:
Dê contexto para o e-mail
Não se esqueça de contextualizar o seu e-mail de follow-up. Sempre tenha em mente a obrigação de lembrar a outra pessoa porque você está contatando-a ou como ela o conhece.
Adicione valor
O que vai atrair o seu prospect nesse e-mail?
Faça valer a pena que o prospect abra, leia e responda ao seu e-mail de follow-up. Mostre o valor da conexão.
Explique a razão do seu envio de e-mail
Está vendo a importância de contextualizar e mostrar para o seu prospect qual a situação e porque está contatando ele?
Além desses dois passos anteriores, é importante que você explique ao destinatário porque você está enviando o e-mail. Seja conciso e direto.
Inclua um apelo à ação
Sempre insira um call-to-action no fim da mensagem; se o objetivo é marcar uma call com esse prospect envie algo nesse tom:
“Podemos marcar uma call no dia 12 (quarta-feira) às 16h?”
Assim você facilita o lado do prospect, que não precisa pensar muito para tomar uma decisão (ele só tem duas opções: aceitar ou não a call). Além de você remover qualquer interpretação dúbia que o prospect poderia ter.
Conclua seu e-mail
Já havíamos citado anteriormente que os e-mails de follow-up são estratégicos, contínuos e precisam de um início, um meio e um final.
Encerre o e-mail de follow-up de forma natural: com simpatia e educação.
Quando você deve enviar um email de follow-up?
Essa é uma dúvida bem comum; quanto tempo deve-se esperar antes de enviar um e-mail de follow-up?
Embora não exista uma regra, sugerimos o seguinte intervalo com base no comportamento de quem usa Ramper como solução para automação de e-mails e geração de leads qualificados:
1º e-mail de follow-up: 2~3 dias dias após ter enviado a primeira mensagem.
2º e-mail de follow-up: 3~5 dias após o envio do e-mail anterior.
3º e-mail de follow-up: 3~5 dias após o envio do e-mail anterior.
4º e-mail de follow-up: 6~10 dias após o envio do e-mail anterior.
5º e-mail de follow-up: 10 dias após o envio do e-mail anterior.
6º email/break-up: 10 dias após o envio do e-mail anterior.
É importante que esses e-mails sejam enviados em dias úteis para aumentar a chance de resposta.
Por que você precisa enviar e-mails de follow-up?
Nem sempre o seu prospect responderá os e-mails na primeira oportunidade e os motivos para isso são os mais variados possíveis: ele pode clicar na mensagem, ler e planejar respondê-lo mais tarde.
No entanto, esse “mais tarde” cai no esquecimento. Outras razões são: não abrir a mensagem, não entender o valor logo no primeiro contato etc.
Ao fazer follow-up, as taxas de respostas aumentam do primeiro (18%) até o sexto (27%) e-mail enviado.
Além disso, segundo uma matéria do Marketing Donut, 80% dos prospects dizem “não” quatro vezes antes de dizer “sim”.
Break-up e-mail – o grand finale
Viu só como vamos falar sobre o break-up?
O break-up e-mail é o último e-mail do fluxo de cadência. Ele é enviado quando o prospect não interagiu com nenhum e-mail anterior.
Lembra que anteriormente citamos que não devemos mandar e-mails pelo resto da vida ao prospect? Pois é, se ele não interagiu, é porque ele não tem interesse. Sendo assim, é hora de se despedir com classe.
Mas há um ponto curioso nesse tipo de e-mail: por ser a última mensagem, ela pode gerar urgência e aumentar consideravelmente a taxa de resposta.
Assim como qualquer fim de relacionamento, no e-mail de break-up você deve ser educado, respeitoso, não colocar a culpa no outro e encerrar a “relação” de forma leve.
5 templates de follow up
Tenha em mente que os follow-ups bem feitos não são apenas lembretes dos tipo: “Você viu o meu último e-mail?”.
Esse tipo de abordagem não entrega valor para o seu prospect e só irá afastar as pessoas de você.
Não vá pela linha “chato” e sim instrua-o à ação que você deseja obter
Sequência de 5 imagens com templates de exemplo:
O follow-up é de extrema importância na hora da prospecção B2B!
O fluxo de cadência aumenta as chances do prospect se tornar lead. Por isso, automatizar é a melhor forma para evitar falhas ou perdas de prospects, e assim, realizar um follow-up onde todos sejam abordados.
Requisição LGPD Ramper